Introducción al Power BI

Clásicamente la suite de inteligencia de negocios de Microsoft, está enfocada en el SQL Server, en donde se tienen SQL Server Integration Services para la parte de ETLs e integración, SQL Server Analisys Services para el manejo de datos analíticos y cubos y SQL Server Reporting Services para el despliegue de información y reportería.

Hoy en día Microsoft nos ofrece una alternativa en la que se saca provecho de las bondades de herramientas ya conocidas por el público en general, sin necesidad de ser técnicos como el Microsoft Excel 2013, de esta forma un usuario final trabaja dentro de su computador personal, sin necesidad de acudir a los departamentos de TI. Esto se logra a través de la instalación de plug-ins gratuitos para Excel, entre los que se tienen:

1. Power Query: Con esta herramienta se maneja la conexión al origen de datos, misma que puede ser una base de datos como Oracle, SQL Server, Acceso My SQL, así como archivos planos (como Excel o archivos de texto o XML), o páginas de Internet que utilicen el formato oData y se pueden buscar fácilmente a través de la herramienta (como por ejemplo, al poner en la búsqueda “Olympics”, el motor devuelve páginas de Wikipedia con tablas de los ganadores de las olimpiadas). Se podría hacer una analogía de Power Query con Integration Services, aunque sus fines y capacidades son diferentes, en el sentido de que es con estas dos herramientas con las que se extrae y limpia la información.
2. Power Pivot: Con esta herramienta se puede hacer una espacie de diseño de base de datos a raíz de la información extraída, por lo que se entenderá que se pueden hacer relaciones de datos entre orígenes de datos tan variados como Oracle o Excel. Igualmente aquí es donde se hacen algo parecido a los cubos de Analisys Services.
3. Power View: Se puede decir que las herramientas anteriores a pesar de ser de cliente, igualmente requieren de alguien con algún conocimientos técnico, al menos para la mayoría de los casos, contrariamente en el Power View es en donde ya entraría ese usuario final con conocimiento del negocio, para procesar los datos y crear los reportes, a su mejor conveniencia, con el manejo de agrupamientos, totales, gráficos, etc.
4. Power Map: Al igual que el Power View, es una herramienta para procesar la información final, pero a través de geolocalización con ayuda de los mapas de Bing de Microsoft.

Hasta este punto se puede llegar sin necesidad de tener una inversión adicional a la que de por sí tiene típicamente una organización como lo es Excel y sus respectivos repositorios de datos, pero su distribución sería un poco arcaica a través de envío de correos electrónicos, o copias de archivos de Excel. El paso final viene a solventar esto, y consiste en la publicación y distribución a través del uso de herramientas colaborativas como Sharepoint. Y aquí es donde entra en escena el Microsoft Office 365.

Office 365 es una solución basada en la nube de Office que ofrece diferentes servicios como:

• Office 365 Platform Service Description
• Exchange Online Service Description
• Exchange Online Archiving Service Description
• Exchange Online Protection Service Description
• Exchange Online Advanced Threat Protection Service Description
• SharePoint Online Service Description
• OneDrive for Business Service Description
• Skype for Business Online Service Description
• Office Online Service Description
• Office Applications Service Description
• Project Online Service Description
• Project Pro for Office 365 Service Description
• Yammer Service Description
• Power BI for Office 365 Service Description
• Power BI Service Description
• Microsoft Dynamics CRM Online Service Description

En este caso particular lo que se requeriría contratar como mínimo serían los servicios de Power BI Service Description y de Sharepoint Online Service Description. A través de esta herramienta se podrían compartir y visualizar los reportes en diferentes localidades geográficas con una cuenta de Office 365. Igualmente se puede utilizar una APP para Windows Mobile y Surface.

Algo muy importante a tomar en cuenta es que los datos que se acceden son los que se cargaron y se encuentran en el documento de Excel que se subió al Office 365, para este fin, Microsoft aumentó la capacidad mínima de filas que tiene Excel al utilizar estos plug-ins. Igualmente, al tratarse de una copia, dicha información requiere de cierta actualización que se puede llevar a cabo bajo demanda o a través de procesos programados dentro del mismo Office 365.